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Vous ne pouvez pas voyager? Restez connecté et productif, malgré les perturbations

“Les plans les mieux conçus par les souris et les hommes tournent souvent mal.”

Ce dicton bien connu, adapté d’un poème de Robert Burns du XVIIIe siècle intitulé “To a Mouse”, nous rappelle que peu importe le soin que nous mettons à planifier, les choses peuvent très bien mal tourner, et souvent en raison de circonstances échappant à notre contrôle. 

Ces derniers temps, il y en a eu beaucoup : les conditions météorologiques extrêmes et les grèves sont des causes régulières de perturbation des déplacements, ce qui rend difficile l’accès au travail, et la grippe et d’autres perturbations entrent régulièrement en ligne de compte, causant encore plus de perturbations et de détresse.

En plus de l’effet sur la vie individuelle, lorsque de nombreuses personnes sont incapables de se rendre au travail, ou d’assister à des réunions et à des événements, il peut également affecter de façon spectaculaire les entreprises et l’économie dans son ensemble. 

L’épidémie actuelle de coronavirus en est un bon exemple. Ce qui a commencé à Wuhan est maintenant une préoccupation mondiale. Les gens et les organisations doivent s’adapter. Les compagnies aériennes ont cessé de voler à destination et en provenance de la Chine; les gouvernements ont imposé des quarantaines; et de nombreuses entreprises ont émis des interdictions de voyager à l’encontre du personnel en Asie et à travers l’Asie. On ne peut nier l’importance de se rencontrer face à face, mais la perspective de voyager à travers les aéroports, de se mêler à des centaines et des milliers d’autres de partout dans le monde, et entrer en contact avec le virus, a entraîné l’annulation de voyages d’affaires ainsi que de salons et de conférences : les exposants se retirent, les orateurs se désistent, les visiteurs disparaissent.

Communication et collaboration on-line – vous garder connecté

Alors, que faire ? 

“Il ne peut y avoir de crise la semaine prochaine. Mon agenda est déjà plein.” 

Cette célèbre formule de Henry Kissinger met en évidence avec ironie les inconvénients des événements inattendus alors que vous êtes déjà surchargés. Bien sûr, ne rien faire n’est pas une option. Le fait est que, quel que soit le problème, la continuité des activités, la connexion et une communication claire sont vitales en période de perturbation et d’incertitude. 

En tant qu’entreprise qui permet à d’autres organisations de communiquer et de collaborer, nous pouvons faire deux observations à partir des conversations que nous avons avec nos clients. Les entreprises qui ont déjà entamé leur transformation numérique sont désireuses d’accélérer le processus. Il peut s’agir d’intégrer une nouvelle équipe ou une nouvelle division, d’activer des fonctionnalités nouvelles ou inexploitées, ou d’améliorer leurs capacités grâce à un service ou une solution supplémentaire comme la téléphonie dans le cloud. Pour d’autres – ceux qui sont au début du processus de transformation numérique et qui n’ont peut-être pas encore finalisé leur feuille de route – il existe encore des outils de communication cloud faciles à déployer afin de gagner du temps.

Travailler à distance – même lorsqu’il impossible
de se rendre sur son lieu de travail

Avec la participation des intervenants appropriés – qu’il s’agisse d’opérations, IT ou RH – les organisations peuvent s’assurer que les employés peuvent toujours communiquer et collaborer avec les clients et les collègues, même si, pour une raison ou une autre, ils ne peuvent pas se rendre physiquement à leur lieu de travail habituel.

La technologie est assurément disponible : organiser des réunions de collaboration en ligne, permettre le travail à distance, rationaliser le partage et l’édition de fichiers, et unifier la messagerie, la voix et les appels vidéo. Les outils ne sont pas les seulement éprouvés et crédibles, mais ils peuvent permettre des parcours de transformation qui peuvent réduire le besoin de voyages dans la vie réelle !

Événements en ligne – supprimer l’incertitude des voyages

Pour de nombreuses entreprises, les événements digitaux – hébergés en ligne – offrent une autre solution exceptionnelle lorsque le voyage n’est pas une option. Ils peuvent être utilisés à des fins externes ou internes et permettent d’organiser des événements intéressants et interactifs. Les communications commerciales et marketing, les sessions de formation et de formation professionnelle continue, les séminaires et les conférences peuvent tous être diffusés sur le web, tout comme les conférences virtuelles, programmées sur plusieurs jours avec plusieurs présentateurs, ce qui contribue à la cohésion du projet. Cela permet non seulement de réduire les tracas et les incertitudes liés aux déplacements, ainsi que les dépenses, mais aussi de réaffecter le contenu à un accès à la demande. 

Les événements digitaux
Les événements digitaux peuvent être retransmis sur n’importe quel appareil, n’importe où – en direct ou à la demande

Surmonter les difficultés imprévues

Les événements digitaux fonctionnent incroyablement bien pour les communications d’entreprise et les communications internes également. Il peut s’agir de conférences du top management diffusées depuis le siège social ou de sommets auxquels participent de nombreux invités venus de différents endroits, là encore sans aucun déplacement. Il existe un large éventail de possibilités et de capacités, mais pour l’immédiateté, la visibilité et la participation, les événements digitaux rassemblent le monde, réunissant des divisions lointaines. Ils offrent les moyens de rassembler les équipes, d’assurer la cohérence des messages, de donner des occasions d’interaction et de mobilisation des employés, et de solides indicateurs pour mesurer le succès de chaque événement. Là encore, la possibilité de rendre le contenu disponible à la demande, ou de répéter l’événement à différents moments de la journée, signifie que les collègues ou autres parties prenantes qui ne peuvent pas se joindre à un événement en direct, ne manqueront pas l’événement.   

Bien sûr, à l’époque de “Rabbie” Burns, il n’y avait pas ce type de technologie. La souris à laquelle il s’adressait dans son poème n’était pas du genre à pouvoir pointer, ou cliquer, ou à permettre des interactions numériques. Le monde a changé à bien des égards depuis lors, mais ses paroles sont tout aussi pertinentes aujourd’hui. 

Un peu moins poétique – mais peut-être aussi intéressant à garder à l’esprit – est ce dicton, attribué à Benjamin Franklin.

“Si vous ne planifiez pas, vous planifiez d’échouer.”

C’est une jolie tournure de phrase, mais elle sert à nous rappeler que – qu’il s’agisse du temps, de la maladie ou d’autres circonstances que nous ne pouvons pas prévoir ou contrôler – il y aura toujours des défis que, en tant qu’entreprises, nous devrons relever, auxquels nous devrons nous adapter et que nous devrons essayer de surmonter.

About the author

Martin Cheyne is VP, Global and EMEA Marketing at the Cloud Communications division of NTT Ltd., working with the leadership team to develop and implement targeted marketing strategies and campaigns. His role includes leveraging sales and market data, and identifying and segmenting key customer/prospect bases, to help the business achieve its critical business objectives. Martin founded the Marketing Operations department in 2010, and has since launched many successful strategic projects covering market segmentation strategy, 360° customer view, and global demand generation. Prior to joining, he worked for 11 years at SAP where he held several marketing and consulting roles, finishing his tenure as EMEA Data Infrastructure Manager.

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