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Reiseverbot? Bleiben Sie verbunden und produktiv trotz Störungen

“”Die besten Pläne von Mäusen und Männern gehen oft schief.”

Dieses bekannte englische Sprichwort aus dem 18. Jahrhundert von Robert Burns Gedicht “To a Mouse”, erinnert uns daran, dass Dinge, egal wie sorgfältig wir sie auch planen trotzdem schief gehen können und oftmals Umständen geschuldet ist, die wir von vorne sowieso nicht beeinflussen konnten.  

In letzter Zeit gab es viele davon: Extreme Unwetter und diverse Streiks waren oftmals die Ursachen für Reiseeinschränkungen, was es erschwert pünktlich zur Arbeit zu kommen. Zusätzlich kommen noch die Grippe und weitere Faktoren zum Tragen, welche zusätzlich den Alltag belasten.

Abgesehen von den Auswirkungen auf den Alltag, wenn ein Großteil der Menschen nicht in der Lage ist zur Arbeit zu kommen oder an Treffen und Veranstaltungen teilzunehmen, kann dies auch die Unternehmen und die Wirtschaft insgesamt dramatisch beeinflussen. 

Die aktuelle Epidemie vom Corona-Virus ist ein typisches Beispiel dafür. Was in Wuhan begann, ist zum weltweiten Problem avanciert. Die Menschen und Organisationen müssen sich den Gegebenheiten anpassen. Die Fluggesellschaften haben ihre Flüge nach und von China eingestellt. Regierungen haben Quarantänen durchgesetzt; und viele Unternehmen haben Reiseverbote für Mitarbeiter erlassen Richtung Asien. Es ist nicht von der Hand zu weisen, wie wichtig es ist sich persönlich zu treffen aber die Gewissheit, durch Flughäfen zu reisen, wo Hunderte und Tausende Menschen aus aller Welt zusammenzutreffen und womöglich mit dem Virus infiziert zu werden, hat zur Folge geführt dass nicht nur Geschäftsreisen abgesagt worden sind, sondern auch Messen und Konferenzen.

Online-Kommunikation und Kollaboration – In Verbindung bleiben

Was also ist zu tun? 

“Nächste Woche kann es keine Krise geben. Mein Zeitplan ist bereits ausgebucht.” 

Dieser berühmte Witz von Henry Kissinger zeigt auf ironische Weise die Unannehmlichkeiten unerwarteter Ereignisse auf, wenn man bereits überlastet ist. Natürlich ist Nichtstun keine Option. Tatsache ist, dass die Geschäftskontinuität, die Verbindung und eine klare Kommunikation in Zeiten der Unterbrechung und Unsicherheit von entscheidender Bedeutung sind. 

Als Unternehmen, das es anderen Organisationen ermöglicht, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, können wir aus den Gesprächen, die wir mit Kunden führen, zwei Beobachtungen machen. Diejenigen Unternehmen, die ihren Weg der digitalen Transformation bereits begonnen haben, möchten diesen Prozess beschleunigen. Dabei kann es sich um die Aufnahme eines neuen Teams oder einer neuen Abteilung handeln, um die Aktivierung neuer oder noch nicht genutzter Funktionen oder um die Erweiterung ihrer Fähigkeiten durch einen zusätzlichen Dienst oder eine zusätzliche Lösung wie z.B. cloudbasierte Telefonie. Für andere – diejenigen, die sich bereits in einem früheren Stadium des digitalen Transformationsprozesses befinden und vielleicht ihren Fahrplan noch abschließen müssen – gibt es immer noch leicht einsetzbare, schnell umsetzbare Lösungen, die mit leicht verfügbaren Cloud-Kommunikationstools erzielt werden können.

Arbeiten aus der Ferne – auch wenn man den
Arbeitsplatz nicht erreichen kann

Wenn die richtigen Interessenvertreter einbezogen werden – sei es im operativen Bereich, in der IT oder in der Personalabteilung – können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter auch dann noch mit Kunden und Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten können, selbst wenn sie – aus welchen Gründen auch immer – nicht an ihrem gewohnten Arbeitsplatz anwesend sein können.

Die Technologie ist vorhanden und verfügbar: für die Veranstaltung von Online-Kollaborationsmeetings, die Bereitstellung von Home-Office Möglichkeiten, die Rationalisierung von Datenfreigabe und -bearbeitung und die Vereinheitlichung von Messaging, Sprach- und Videoanrufen. Die Instrumente sind nicht nur ausgereift und zuverlässig, sondern sie können auch transformative Prozesse ermöglichen, die den Bedarf an Reisen im wirklichen Leben verringern können!

Online-Veranstaltungen – Eine Alternative zu Geschäftsreisen

Für viele Unternehmen bieten digitale Veranstaltungen – online gehostet – eine weitere hervorragende Lösung, wenn Geschäftsreisen nicht in Frage kommen. Sie können für externe oder interne Zwecke verwendet werden und bieten ansprechende und interaktive Möglichkeiten. Verkaufs- und Marketing-Präsentationen, Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen, Seminare und Konferenzen können ebenso wie virtuelle Konferenzen, die über mehrere Tage programmiert werden und bei denen mehrere Moderatoren zu einem zusammenhängenden Zeitplan präsentieren, über verschiedene Webcasts übertragen werden. Dadurch lassen sich nicht nur alle Unannehmlichkeiten von Reisen und die damit verbundenen Kosten reduzieren, sondern die Inhalte können auch für den On-Demand-Zugriff neu ausgerichtet werden. 

Digitale Events können auf jedes Gerät und überall
übertragen werden – live oder auf Abruf

Unvorhergesehene Herausforderungen meistern 

Sowohl für die Unternehmens- als auch die interne Kommunikation funktionieren digitale Events hervorragend. Diese können von Übertragungen aus dem zentralen Hauptsitz der Unternehmensleitung bis hin zu Gipfeltreffen mit mehreren Gästen reichen, die von verschiedenen Orten aus moderieren. Auch hier sind keine Reisen erforderlich. Es gibt eine breite Palette von Möglichkeiten, aber für Sichtbarkeit und Engagement schrumpfen digitale Ereignisse die Welt und bringen weit auseinander liegende Spaltungen zusammen. Sie bieten die Möglichkeit, Teams zusammenzubringen, eine konsistente Botschaft zu gewährleisten, Möglichkeiten für die Interaktion und das Engagement der Mitarbeiter zu schaffen und solide Messgrößen zur Messung des Erfolgs jeder Veranstaltung. Auch hier bedeutet die Möglichkeit, Inhalte auf Abruf zur Verfügung zu stellen oder die Veranstaltung zu verschiedenen Tageszeiten zu wiederholen, dass Kollegen oder andere Beteiligte, die an einer Veranstaltung nicht live teilnehmen können, nichts verpassen.   

Natürlich gab es diese Art von Technologie zu Zeiten von “Rabbie” Burns noch nicht. Die Maus, die er in seinem Gedicht ansprach, war nicht von der Art, mit der man zeigen oder klicken kann oder die digitalen Interaktionen ermöglicht. Die Welt hat sich seither in so vielerlei Hinsicht verändert, aber seine Worte sind heute genauso treffend. 

Etwas weniger poetisch, aber vielleicht ebenso erwähnenswert, ist dieses Sprichwort von Benjamin Franklin:

“Wenn Sie beim Planen scheitern, planen Sie das Scheitern.”

Es ist eine amüsante Wendung, aber sie dient dazu uns daran zu erinnern, dass es – ob es Wetter, Krankheit oder andere Umstände sind die wir nicht vorhersehen oder kontrollieren können, immer Herausforderungen geben wird, denen wir uns als Unternehmen stellen, uns anpassen und versuchen müssen, sie zu überwinden.

About the author

Martin Cheyne is VP, Global and EMEA Marketing at the Cloud Communications division of NTT Ltd., working with the leadership team to develop and implement targeted marketing strategies and campaigns. His role includes leveraging sales and market data, and identifying and segmenting key customer/prospect bases, to help the business achieve its critical business objectives. Martin founded the Marketing Operations department in 2010, and has since launched many successful strategic projects covering market segmentation strategy, 360° customer view, and global demand generation. Prior to joining, he worked for 11 years at SAP where he held several marketing and consulting roles, finishing his tenure as EMEA Data Infrastructure Manager.

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